Cách xây dựng đội AI trong doanh nghiệp của bạn

Câu trả lời ngắn gọn

Muốn xây dựng đội AI, hãy coi công cụ AI như những người mới tuyển. Viết ra một quy trình đang ngốn cả tuần làm việc của team bạn. Giao cho mỗi AI agent một việc rõ ràng. Kết nối nó với phần mềm bạn đang dùng. Chỉ định một người kiểm tra việc nó làm. Rồi hằng tháng, xem nó tốn bao nhiêu và giúp tiết kiệm được bao nhiêu. Hãy bắt đầu với một agent, và chỉ thêm agent tiếp theo khi agent đầu tiên đã xứng đáng giữ chỗ.

Đội AI là gì?

Đội AI là một nhóm AI agent và công cụ, trong đó mỗi thành viên có một việc, có quyền truy cập cần thiết và có một người kiểm tra. Nó làm việc song song với nhân viên của bạn, chứ không thay chỗ họ. Agent nhận phần việc lặp đi lặp lại. Còn nhân viên của bạn giữ những quyết định cần óc phán đoán. Nếu bạn mới tìm hiểu về agent, hãy đọc trước bài AI agent là gì?.

Xây dựng đội AI ra sao, từng bước một

Tôi xây đội AI theo đúng cách tôi từng xây đội ngũ nhân viên, trong 14 năm điều hành agency của chúng tôi tại Sài Gòn.

1. Chọn việc trước, công cụ tính sau. Tìm một quy trình đang ngốn cả tuần làm việc của team bạn: trả lời đi trả lời lại những câu hỏi giống nhau, nhắc thanh toán hóa đơn, viết báo cáo tuần. Viết ra từng bước, mỗi bước một dòng. Nếu bạn không viết ra được các bước, agent cũng không thể làm theo.
2. Viết bản mô tả công việc. Mỗi agent một việc. Đầu vào là gì, đầu ra là gì, và tới mức nào thì tính là "xong". Agent ôm hết mọi việc thì chẳng làm tốt việc nào, con người cũng vậy.
3. Tuyển vào thử việc. Chọn công cụ và cho nó 2 tuần làm việc thật, giống như thời gian thử việc. Xem nó làm đúng ở đâu, và chỗ nào vẫn cần người thật xử lý.
4. Cho đội AI một người quản lý và một đầu mối nhận việc. Khi chúng tôi có hơn 50 người, những lần bị cắt ngang ngốn hết ngày làm việc của đội creative. Vì vậy, chúng tôi bổ sung một traffic manager (người điều phối công việc), vừa là bộ lọc vừa là lá chắn bảo vệ thời gian của họ. Quy tắc rất đơn giản: project manager nói chuyện với traffic, chứ không phải với bên creative. Đội AI cũng cần như vậy: một đầu mối duy nhất để nhận việc, và một người phụ trách cho từng agent.
5. Thiết kế các khâu chuyển giao. Có lần, sau một dự án không suôn sẻ, chúng tôi ngồi lại ghi ra những gì đã sai. Bản đánh giá kết luận nguyên nhân nằm ở khâu phối hợp giữa các đội còn yếu, chứ không phải ở tài năng. Từ đó, tôi có một bài học tới giờ vẫn dùng: hỏng việc thì đa số là hỏng ở khâu chuyển giao. Theo kinh nghiệm của tôi, AI agent cũng vấp ở đúng chỗ đó: lúc bước này giao việc cho bước sau. Trước khi bật bất cứ thứ gì lên, hãy quyết định ai chuyển cái gì cho ai, theo định dạng nào.
6. Đánh giá, rồi thăng chức hoặc sa thải. Mỗi tháng, đặt chi phí của từng agent lên bàn cân với thời gian nó giúp bạn lấy lại. Agent nào xứng đáng giữ chỗ thì giao thêm việc. Agent nào không xứng thì thay, đúng như bạn vẫn làm sau một kỳ đánh giá nhân sự.
7. Mở rộng theo từng đội nhỏ. Khoảng năm 2013, khi đã có chừng 60 người, chúng tôi chuyển từ 1 đội lớn sang 6 đội nhỏ, đội nào cũng có người dẫn dắt riêng. Chúng tôi lập các đội theo khách hàng, còn phần việc production thì các đội làm chung. Hãy mở rộng đội AI của bạn theo cách đó: mỗi phòng ban một nhóm agent nhỏ, agent nào cũng có người phụ trách, tất cả cùng dùng một nguồn dữ liệu sạch.

Những sai lầm tôi gặp nhiều nhất

• Mua công cụ trước khi viết ra quy trình. Công cụ không thể sửa một quy trình mà chưa ai viết ra.
• Bỏ qua phần dữ liệu. Ngay từ năm 2018, khi khách hàng hỏi về AI, chúng tôi đã thật lòng trả lời: "hãy sửa dữ liệu". Giờ câu trả lời vẫn y như vậy. Dữ liệu đưa vào dở thì việc làm ra cũng dở.
• Không ai kiểm tra việc agent làm. Agent nào cũng cần một người thật phụ trách, kể cả khi nó đang chạy tốt.
• Dồn hết vào một agent khổng lồ. Agent nhỏ, mỗi agent một việc, thì dễ kiểm thử, dễ sửa và dễ thay hơn.

Về phía con người, bạn cần ai?

Để bắt đầu, bạn không cần nhà khoa học dữ liệu (data scientist). Bạn cần một người phụ trách nắm rõ quy trình và kiểm tra kết quả. Khi dự án cần đến kỹ sư, tôi lập đội tại Việt Nam rồi điều hành luôn đội đó. Vai của tôi là nhạc trưởng. Nếu bạn là một công ty phương Tây đang tính tới chuyện này, hãy xem Xây dựng đội AI ở Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với bao nhiêu AI agent? Một agent thôi. Hãy chọn quy trình ngốn nhiều thời gian nhất trong tuần làm việc của team bạn và giao việc đó cho một agent. Kiểm tra nó trong 2 tuần. Chỉ thêm agent tiếp theo khi agent đầu tiên đã xứng đáng giữ chỗ.

Có cần kỹ sư mới xây dựng được đội AI không? Để bắt đầu thì không. Nhiều công cụ kết nối được với phần mềm bạn đang dùng mà không cần viết code. Khi dự án cần đến kỹ sư, tôi lập đội tại Việt Nam rồi điều hành luôn đội đó.

Một đội AI tốn bao nhiêu tiền? Tùy vào công cụ và lượng việc bạn giao cho nó. Thước đo thì đơn giản: so chi phí hằng tháng của từng agent với số giờ nó giúp bạn lấy lại. Ngay ở cuộc gọi đầu tiên, tôi và bạn cùng xác định phạm vi bằng những con số dễ hiểu, trước khi bắt tay vào làm bất cứ việc gì.

Ly có thể xây đội AI cho doanh nghiệp của tôi không? Có. Tôi làm từ phần tư vấn và kiến trúc cho tới thiết kế, thiết lập và triển khai, trực tiếp ở TP. Hồ Chí Minh và Vancouver hoặc online. Xem thêm Tư vấn AI thực sự làm gì cho doanh nghiệp? và Chief AI Officer bán thời gian.

Đặt lịch gọi · letstalk@lyvietvu.com